Il sistema dei controlli nelle S.r.l.
(a cura di Alessandro Di Bello, senior partner)
La necessità dei controlli
I soci delle Società di capitali godono del beneficio della responsabilità limitata per le obbligazioni contratte dalla società. Questo significa che se la società contrae dei debiti questi verranno onorati dal patrimonio della società stessa senza che si possa chiedere al socio nulla di più rispetto al conferimento di capitale che si è obbligato ad effettuare.
Si tratta di una conseguenza della personalità giuridica: la società è un soggetto diverso rispetto ai soci che la compongono, per cui è la società a dover pagare i propri debiti e non i soci che si sono impegnati a conferire solo il capitale sociale.
Di fatto, la normativa delle società di capitali consente ai soci che esercitano l’attività d’impresa, di sottrarsi alla responsabilità illimitata, che invece colpirebbe l’imprenditore individuale.
L’imprenditore individuale, infatti, è soggetto ad un principio generale che prevede che i debiti vengano onorati facendo ricorso a tutto il patrimonio del debitore senza alcuna esclusione.
Se l’esercizio dell’impresa viene effettuato attraverso una società di capitali il socio che esercita l’attività all’interno della società, in pratica, si sottrae alla responsabilità illimitata per le obbligazioni dell’impresa.
Questa situazione (imprenditore socio che limita la propria responsabilità) si presenta soprattutto nelle srl che sono destinate alla piccola media impresa e godono anche di una normativa meno stringente rispetto alle società per azioni che, invece, sono state pensate per imprese di più grandi dimensioni.
Questo vantaggio viene riconosciuto dal legislatore per favorire lo sviluppo delle attività d’impresa che, in caso contrario, non sarebbero attuate in considerazione dei rischi che l’impresa comporta: l’imprenditore, disposto a rischiare solo una parte del suo patrimonio, potrebbe non essere disposto a rischiarlo tutto.
Lo sviluppo delle imprese comporta l’aumento delle produzioni, dell’occupazione, dei beni a disposizione e quindi del benessere generale.
Conseguenza di questo regime di favore è anche la possibilità che un soggetto, a cui è stata limitata la responsabilità, potrebbe non avere sufficiente attenzione nei propri affari, tranquillizzato dal fatto che, in ogni caso, il rischio di perdita sarà limitato al capitale conferito. Pertanto, le attività poste in essere potrebbero essere sottovalutate, imprudenti, azzardate e comportare rischi, maggiori rispetto alla perdita del capitale sociale, per altri soggetti non coinvolti nelle decisioni gestionali (banche, fornitori, dipendenti, clienti, ecc …).
Senza parlare poi di vere e proprie truffe e comportamenti di natura criminale.
Quindi, da un lato, è importante incoraggiare l’imprenditore nell’assumere i rischi dell’attività di impresa e, dall’altro, è necessario articolare una serie di norme che possano impedire e comunque scoraggiare
comportamenti imprudenti, azzardati o addirittura criminali che avrebbero conseguenze devastanti per l’intero sistema economico (fallimenti, insolvenze a catena, licenziamenti, perdite di risparmio, ecc …).
Altra esigenza di cui si occupa il legislatore è quella di evitare che l’imprenditore, a capo di una società di capitali, in presenza di chiari sintomi di una crisi, per un suo connaturato ottimismo oppure perché l’impresa è il suo unico canale di sostentamento, ritardi a denunciare le sue difficoltà. In questi casi generalmente ci si accorge della crisi quando ormai non è più possibile rimediare e i danni provocati alle altre imprese, alle banche, ai dipendenti e al sistema economico in generale sono ormai di grande entità. Invece, intervenendo tempestivamente anche grazie ai controlli, si potrebbe addirittura evitare il dissesto oppure, comunque, si potrebbero limitare i danni.
La normativa, quindi, prevede una serie di obblighi e controlli che servono a scoraggiare i comportamenti negligenti, azzardati e criminali e che operano su diversi livelli: l’articolazione degli organi sociali, le norme sulla redazione e sulla pubblicazione dei bilanci, la previsione di organi di controllo.
La logica che segue il legislatore è che più l’attività di impresa diventa complessa e aumenta di dimensioni, maggiori sono i vincoli normativi e i controlli richiesti.
Articolazione del governo della S.p.a.
Il sistema di governo delle srl, che riguarda in particolare questi scritti, deriva dal sistema di governo delle spa di cui è, in pratica, una semplificazione. La spa può articolare il suo governo in diversi modi, ma uno di questi (il sistema tradizionale) viene ripreso dal legislatore per la srl, con alcune modifiche che danno spazio alle specificità di questo tipo di società dal carattere più vicino alle società di persone e più adatto alla piccola e media impresa.
Pertanto, per comprendere meglio la logica dei controlli nelle srl, è utile dare uno sguardo al sistema di governo così detto “tradizionale” previsto nelle spa.
Il governo delle spa, nel sistema tradizionale, è articolato sui seguenti organi societari:
- Assemblea degli azionisti (sono i proprietari del capitale sociale),
- Organo Amministrativo (amministratore unico o consiglio di amministrazione),
- Collegio Sindacale (organo di controllo sull’amministrazione),
con l’aggiunta, in alcuni casi disciplinati dalla legge o per scelta volontaria, del Revisore (controllo dei conti e del bilancio), che non è un organo sociale.
L’idea di fondo è quella di una società dove i proprietari del capitale (azionisti) danno mandato agli amministratori (organo di gestione) di esercitare l’attività economica sotto il controllo del Collegio Sindacale (che controlla appunto gli amministratori nel modo di attuare la gestione) e dei Revisori (che controllano, invece, la rilevazione delle operazioni e la formazione del bilancio).
Nelle società che non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato la revisione legale può essere affidata al Collegio Sindacale che, in tal caso, dev’essere costituito da revisori legali iscritti nell’apposito registro.
Articolazione del governo nelle S.r.l.
Nella srl il sistema tradizionale è l’unica forma di governo disponibile e si articola come segue:
- Assemblea dei soci (sono i proprietari del capitale sociale non diviso in azioni),
- Organo Amministrativo (amministratore unico o consiglio di amministrazione),
- Organo di controllo (collegio sindacale, sindaco unico, revisore legale, società di revisione).
L’idea di fondo è quella di una struttura societaria, più snella rispetto a quella delle Spa, destinata alla piccola e media impresa, nella quale i soci, di regola, sono interessati alla gestione e pertanto fanno parte dell’Organo amministrativo.
In questa struttura l’Organo di controllo è obbligatorio quando, per due anni consecutivi, viene superato anche solo uno dei limiti gestionali legati al volume dei ricavi (4000 migliaia di euro), all’attivo patrimoniale (4000 migliaia di euro), alla media dei dipendenti (20).
L’obbligo viene a cadere quando il limite non viene superato per tre anni consecutivi.
Nei casi in cui l’organo di controllo non è obbligatorio il controllo è comunque esercitato direttamente dai soci.
L’organo di controllo può essere articolato dallo statuto come il Collegio sindacale delle spa, a cui può essere anche affidata la revisione legale. In mancanza di diverse norme di statuto, l’organo di controllo è sempre monocratico.
In definitiva, nelle srl si può verificare una delle seguenti situazioni:
– la società non è obbligata ad avere l’Organo di controllo e quindi non lo nomina e il controllo viene esercitato direttamente dai soci (in ogni caso le norme che consentono ai soci di controllare l’amministrazione non vengono meno quando viene nominato un Organo di controllo, facoltativo o obbligatorio che sia),
– la società non è obbligata ad avere l’Organo di controllo, ma lo statuto lo prevede espressamente e quindi, a seconda delle disposizioni statutarie, nomina un collegio sindacale con incarico di revisione legale, oppure un collegio sindacale o un revisore legale come nelle spa o ancora un sindaco o revisore monocratico. In questo caso però sarà lo statuto a determinare competenze e poteri dell’Organo di controllo (area dei controlli), in quanto la società non è legalmente obbligata e quindi il controllo viene esercitato nell’esclusivo interesse dei soci,
– la società supera i limiti previsti dalla legge e quindi è obbligata a nominare un Organo di controllo nella forma, a scelta, di un Collegio Sindacale (anche monocratico), a cui viene affidata anche la revisione legale o di un Revisore legale. All’Organo di controllo così nominato si applicano le disposizioni previste dalla legge per il Collegio Sindacale delle Spa.
Controlli del collegio sindacale
Il Collegio sindacale è l’organo che ha il compito di controllate l’amministrazione della società. E’ formato da tre membri effettivi e due supplenti e, nelle società a responsabilità limitata, può svolgere anche le funzioni del Revisione legale.
Il Collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sui principi di corretta amministrazione, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento (art. 2403 c.c.). In pratica, il Collegio sindacale controlla che la società rispetti le norme di legge e di statuto, sia organizzata bene in relazione agli affari che conclude e controlla, altresì, che le scelte organizzative funzionino concretamente in relazione a tutto quello che di fatto accade. Quando al Collegio Sindacale viene affidata anche la revisione legale svolge anche le funzioni di seguito illustrate.
Controlli del revisore legale
Il Revisore Legale, che può essere anche una società di revisione, controlla periodicamente che le operazioni di gestione siano correttamente rilevate in contabilità da un sistema contabile adeguato ed efficiente. In occasione della redazione del bilancio di esercizio o di bilanci infrannuali, il Revisore Legale controlla che i dati riportati nel bilancio siano corretti e conformi ai principi contabili e, dopo tali controlli,
esprime un giudizio sul bilancio che, allegato al fascicolo, resta a disposizione di tutti i soggetti interessati (Stakeholders).
Organo di controllo nella S.r.l.
Come detto, nella srl, al superamento di certi limiti dimensionali, è obbligatorio nominare un organo di controllo. La società potrà nominare, a scelta, un Collegio sindacale di tre membri, un sindaco unico o un Revisore Legale, ma quali saranno i compiti del Collegio Sindacale e quelli del Revisore legale?
Ipotizzare che, a seconda della scelta, i controlli si possano atteggiare diversamente non avrebbe nessun senso giuridico, la società può scegliere come articolare il suo Organo di controllo, ma l’area di operatività sarà sempre la stessa: l’organo di controllo nelle srl dovrà esercitare sia il controllo sul’amministrazione tipico del Collegio Sindacale e sia il controllo legale sui conti del revisore legale. Non mancano studiosi che affermano, diversamente da quanto qui sostenuto, che il controllo sull’amministrazione si avrebbe solo in caso di nomina di un Collegio Sindacale mentre il controllo legale sui conti sarebbe richiesto in ogni caso.
La legge comunque precisa che nel caso di un organo di controllo monocratico (vale quindi anche per il revisore legale) si applicano le diposizioni sul Collegio Sindacale previste per le spa.
Controlli nelle S.r.l. a seguito dell’approvazione del codice della crisi
Il Codice della crisi e dell’insolvenza ha affidato all’organo di controllo (quale che sia la sua articolazione) nuovi ulteriori compiti, rispetto a quanto descritto in precedenza, diretti a segnalare tempestivamente fondati indizi di crisi.
In pratica vengono individuati strumenti di allerta, costituti da opportuni indici determinati dal Consiglio Nazionale dei Dotti Commercialisti ed Esperti Contabili, che hanno la funzione di mettere in evidenza, in relazione alle specifiche caratteristiche dell’attività della società, squilibri di carattere reddituale, patrimoniale o finanziario che siano in grado di compromettere la sostenibilità dei debiti dei successivi sei mesi e la continuità aziendale.
L’Organo di controllo ha il compito di:
– verificare che l’Organo Amministrativo: valuti costantemente che l’assetto organizzativo sia adeguato, verifichi se sussiste l’equilibrio economico finanziario e sia consapevole del prevedibile andamento della gestione,
– segnalare immediatamente all’Organo amministrativo l’esistenza di fondati indizi di crisi (messi in evidenza dagli indici di allerta),
– invitare l’Organo amministrativo, in caso di segnalazione di indizi di crisi, a comunicare (max entro 30 gg.) quali sono le soluzioni individuate e le iniziative intraprese,
– nel caso di mancata risposta ovvero quando le iniziative previste o le misure ritenute necessarie non vengano adottate, informare l’Organo di Composizione della crisi (un organismo esterno, costituto presso le CCIAA, che convoca il debitore per trovare una soluzione), fornendo ogni elemento utile.
Quando l’Organo di controllo mette tempestivamente in atto queste segnalazioni e questi comportamenti viene esonerato dalla responsabilità solidale per i danni conseguenti ai comportamenti degli amministratori.
Controlli del decreto legislativo N. 231/2001
Per completare queste brevi note sui controlli d’impresa nelle srl è opportuno illustrare le norme del Decreto legislativo 231 del 2001.
Principio cardine della legge penale era, prima del D. Lgs 231/2001, che le società non potessero commettere reati, societas delinquere non potest.
Questo principio era conseguenza della personalità del reato: il reato può essere consumato da una persona fisica e non da un Ente giuridico.
Ma questo principio si scontrava con i tempi moderni, nei quali le società, attraverso i suoi amministratori occulti o palesi, erano nelle condizioni di violare norme penali di vario genere (si pensi alla corruzione sugli appalti, alla violazione delle norme sull’ambiente, all’evasione fiscale o alle frodi finanziarie).
Lasciare che la società, che spesso aveva lucrato a piene mani di tutti i vantaggi del reato consumato, rimanesse senza alcuna conseguenza economica distribuendo agli azionisti anche gli utili conseguenti alle azioni illecite, si rivelava una vera a propria ingiustizia.
Il legislatore è quindi intervenuto disponendo una serie di punizioni economiche a carico delle società (responsabilità amministrativa) nel caso in cui gli amministratori e non solo si fossero resi responsabili di violazioni penali nell’interesse o a vantaggio della società.
Siccome una società non può avere la certezza che i propri amministratori, dipendenti, professionisti incaricati, ecc. non cedano alla tentazione di delinquere e quindi di mettere in atto comportamenti che integrano i reati e le pesanti responsabilità amministrative previste dal d.lgs. 231/2001, la stessa legge prevede un meccanismo di esenzione o riduzione della responsabilità della società nel caso in cui venga adottato uno specifico Modello Organizzativo che contenga precise procedure da adottare all’interno dell’azienda, idonee ad impedire e prevenire i reati, e che venga monitorato da un Organismo di Vigilanza che ne controlli la concreta attuazione.
Modello organizzativo del decreto legislativo N. 231/2001
Il Modello Organizzativo dipende dalla specifica attività che la società svolge e viene determinato secondo varie fasi:
- individuazione delle aree di rischio,
- principi e procedure di controllo,
- adozione di un documento che disciplini i comportamenti (codice etico),
- istituzione dell’Organismo di Vigilanza, adozione di un sistema disciplinare e sanzionatorio.
Il Modello Organizzativo 231 descrive i comportamenti da assumere all’interno e all’esterno dell’azienda nei confronti dei clienti, fornitori, azionisti, funzionari pubblici, dipendenti e tutti quelli che possono avere un interesse nella società.
L’Adozione del Modello Organizzativo non è però sufficiente per determinare l’esclusione o la limitazione della responsabilità amministrativa che consegue alla commissione di un reato sanzionato dal D.Lgs. n. 231/2001.
Successivamente all’adozione del Modello è necessario che sia assicurato il concreto rispetto delle procedure previste, che sia verificata la tenuta del Modello nel tempo, che siano accertate tempestivamente le violazioni delle procedure e sia applicato il regime sanzionatorio previsto.
Questo compito è affidato all’Organismo di Vigilanza che controlla l’osservanza e l’efficacia del Modello, che provvede a formare ed informare i destinatari delle procedure, che controlla l’efficacia nel tempo del modello e provvede ai suoi aggiornamenti e adattamenti.
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